Май25

Принцип достаточности

Эта статья для руководителей собственного бизнеса. Причём бизнеса официального, зарегистрированного по всем правилам. И ещё одно уточнение – всё написанное ниже годится для малого бизнеса.

Как бывший профессиональный бухгалтер и бывший аудитор, я хорошо знакома с этой областью и считаю, что стремиться к идеалу своего бухгалтерского и кадрового учёта – дело не только абсолютно безнадёжное, но и вредное для бизнеса, так как тратится на эту бумажную работу очень много времени и сил.

Существует три типа отношений к этой работе:

  1. Перфекционисткий – очень много времени, сил и очень дорого
  2. Пофигисткий – дёшево до поры до времени и очень дорого в конце-концов – ведь всё хорошее когда-то кончается
  3. Оптимальный – тот, который выбрала я, основанный на принципе достаточности

Почему я выбрала такой путь? Потому что, потратив огромные усилия по доведению бухучёта до идеала, Вы всё равно что-нибудь где-нибудь да упустите.

Потому что, проделав гигантскую бюрократическую работу, конце концов может оказаться, что эта работа никому так и не потребовалась: их не запросили для налоговой проверки, они пролежали 5 лет и теперь вообще никому не нужны, и даже мешают, так как занимают много места.

Потому что даже самая тщательная аудиторская проверка не в состоянии выявить все ошибки в бухучёте.

Кто чаще всего выбирает перфекционисткий путь? 1) Те, кто не может отделить главное от второстепенного и 2) те, у кого работы мало, и кому нужно имитировать бурную деятельность - т. е. те, кто попросту занимается очковтирательством.

Пофигисткий подход я Вам не рекомендую использовать, хотя мне и приходилось встречать таких предпринимателей. Они ничего не боятся, нервы у них крепкие. Туда им и дорога.

В отношении к бумажной работе я применяю принцип достаточности. Самое главное, не делать лишнего, без чего можно обойтись или что при необходимости можно быстро сделать.

Приведу пример. В середине 90-х организацию, в которой я работала главным бухгалтером, проверял Пенсионный Фонд. В ходе проверки инспектор подвергла сомнению правомерность отнесения на затраты стоимости проездных билетов на общественный транспорт и отнесла их к расходам на оплату труда. Последствия такого подхода - доначисление взносов в Пенсионный Фонд, пени и штрафы.

На мои возражения, что проездные покупались для производственных нужд, инспектор строго спросила: "А у вас есть журнал учёта доверенностей, где подтверждается, что проездные использовались в производственных целях?!" Я, ни минуты не задумываясь, ответила "Конечно, есть, завтра принесу!"

За несколько часов разными почерками и десятью разными ручками я "нарисовала" журнал учёта доверенностей на получение материальных ценностей и на следующий день представили его в Пенсионный Фонд. Кстати, тогда компьютера не было, а теперь такой журнал можно вывести в бухгалтерской программе 1С одним нажатием кнопки.

Сколько у меня ни было с тех пор проверок, никто ни разу у меня больше не потребовал этот журнал. Каждый раз требовалось что-то другое.

Хороша бы я была, если бы с тех пор взяла себе за правило распечатывать журнал доверенностей! Сколько бы бумаги извела!

Это иллюстрация моего принципа достаточности в действии: печатать на бумажных носителях только то, что необходимо. Остальное печатать только тогда, когда потребуют.

Вот список кадровых документов, который я считаю необходимым:

  1. Трудовой договор
  2. Договор о полной материальной ответственности
  3. Заявление о приёме на работу
  4. Приказ о приёме на работу, обязательно подписанный работником
  5. Заявления об увольнению по собственному желанию
  6. Приказ об увольнении, обязательно подписанный работником

Много? Да, много. Но, поверьте, эти документы абсолютно необходимы. Если Вы обратили внимание – это те документы, на которых требуется личная подпись работника. Они гарантируют предпринимателю спокойствие, уверенность и, в случае возникновения определённого форс-мажора, смогут его защитить от недобросовестного работника.

Среди остальных документов, которые необходимо распечатывать и хранить отмечу только:

Расходные кассовые ордера (в т.ч. на выдачу зарплаты) с подписью лиц, получивших деньги – и Вы всегда можете предъявить документ с подписью, если возникло недоразумение. Z-отчёты, если у вас есть наличная выручка – без низ никуда. Естественно, вся налоговая отчётность и отчёты в Фонды нужно иметь и хранить. Всё, что касается счетов-фактур и журналов (если Вы являетесь плательщиком НДС) – обязательно нужно делать – слишком дорого обходится отсутствие этих документов.

Каждое предприятие уникально, поэтому у каждого будет свой список таких необходимых документов. Я не буду пытаться в этой статье охватить всё.

Какие документы я никогда не делаю (вернее, у меня есть возможность распечатать эти документы в любой момент, но я предпочитаю не плодить бумаги)?

  1. Акты ввода в эксплуатацию основных средств и нематериальных активов
  2. Многочисленные журналы
  3. Всевозможные карточки учёта сотрудников и начисления им налогов
  4. Журналы и реестры
  5. Инвентарные карточки
  6. Акты оприходования материальных ценностей и отпуска их в производство
  7. Платёжные ведомости (т.к. я выдаю зарплату по расходным ордерам) и расчётные ведомости.

Кроме этого, есть документы, которые не требуют особой спешки. К ним относятся, например, кассовая книга - вполне может денёк-другой (и даже не денёк) подождать. Когда ещё она потребуется на проверку в банк и налоговую инспекцию!

И последнее. Кто должен принимать решение о том, какие документы распечатывать, а какие могут подождать? Конечно, не бухгалтер. Это решение должен принять генеральный директор и своим решением освободить бухгалтера от лишних бумаг.

теги: Организационные вопросы

Отзывы на «Принцип достаточности»

  1. Игорь пишет:

    Согласен. Для нормальной работы нужен нормальный директор, умеющий принимать правильные решения.

    Ответить

Ваш отзыв



CAPTCHA